Günümüzdə işçilərin müəssisədə loyallığının artırılması və kadr axının azaldılması üçün diqqətə alınacaq fəaliyyətlərdən biri də orientasiyadır. Bu məqaləmizdə insan resurslarının alətlərindən biri olan orientasiya prosesi və onun effektiv təşkili üçün zəruri olan fəaliyyətləri Sizinlə bölüşməyə çalışacağıq. Düzgün təşkil olunmuş orientasiya ilk növbədə işçilərin əldə saxlanılması üçün ilkin alətlərdən biri kimi sayılır.Heç şübhəsiz ölkəmizdə də xüsusilə kiçik və orta ölçülü şirkətlərdə müşahidə etdiyimiz tendensiyalardan biri də orientasiyaya önəmin və ya tətbiqinin yetəri qədər olmamasıdır. Burada bir sual meydana çıxır. Bəs bu orientasiya deyilən anlayış nədir və ya əslində ona necə yanaşılmalı və tətbiq edilməlidir?

Orientasiya yeni işçinin şirkətlə tanışlığı və yeni işindəki roluna hazırlanması prosesidir. Bu prosesə biz yerləşdirmə prosesinin uzantısı və öyrənmə və inkişaf prosesinin başlanğıcı kimi baxa bilərik. Bu səbəbdən insan resurslarının işə qəbul funksiyası bu prosesin həyata keçirilməsinə nəzarət edir, öyrənmə və inkişaf funksiyası isə orientasiya prosesini həyata keçirən tərəf qismində çıxış edir. İnsan resursları sistemi uğurlu qurulan şirkətlərdə orientasiya bir günlük deyil, bir neçə həftələrə qədər uzana bilən bir prosesdir. Orientasiya prosesinin effektiv həyata keçirilməsi üçün hər bir vəzifə üzrə tələb olununan səriştəliklərin ən effektiv və səmərəli zaman zərfində mənimsədilməsi lazımdır.Çünki orientasiya prosesinə cəlb olunan işçilərin işə qəbul nəticələri və öncədən təyin olunmuş normativ sənəd əsasında orientasiya proqramı qurulmalıdır. Bu prosesin uğurunu təyin edən başlıca amillərdən biri də yeni işə başlayan işçinin artıq işin birinci günündə şirkətin fəaliyyəti ilə yaxından tanış olması və şəxsi və peşəkar inkişafındakı dəyişiklikləri hiss etməsidir.Bu səbəbdən yeni işçi bir-başa işi ilə əlaqəli zəruri məlumatlarla tanış olmalı və işində mümkün qədər effektiv olması üçün ilkin dəstəyi bu prosesdə əldə etməlidir.

Vəzifənin növündən asılı olmayaraq uğursuz və ya qeyri-effektiv orientasiya proqramı material itkisi və həmçinin müştəri itkisi kimi görünməz xərclərə səbəb ola bilər.Orientasiya proqramında istifadə edilən və əsasən iş orientasiyası kimi diqqətə alınan şirkət barədə məlumatların qeyd edildiyi işçinin əl kitabçası və ya işçinin əl təlimatı kimi bilinən sənəddir.Təəssüf ki, şirkətlərin aidiyyatı şöbələrində işçinin ilkin tanış olacağı bu kimi məlumatlar məhdud şəkildə nizam-intizam qaydaları (davranış kodeksi) və daha sadəsi əmək müqaviləsinin təqdim edilməsi ilə kifayətlənir. BP və Tayota kimi şirkətlərdə bu proses hətta rəqəmsal sistem ilə daha uğurlu həyata keçirilir. İşçinin rolu ilə bağlı olan orientasiya növü olan peşəkar orientasiyanın keçirilməsi çox zaman işçiyə yol göstərəcək mövcud işçinin yoxluğu və bu prosesi izah edən normativ sənəd olan iş təlimatı və ya prosedurların yoxluğu ilə effektiz qalır.

Yaxşı təşkil olunmuş orientasiya isə şirkətdə yeni işçilərin kadr axınını azaldır və işçi məhsuldarlığına səbəb olur. Bu isə ilkin növbədə şirkətin PR-ı üçün müsbətdir və beləliklə şirkətin işəgötürən brendinə (employer brand) çevrilməsinə təkan verən səbəblər içərisində yer alır. Yekun olaraq şirkətin inkişafına və böyüməsinə təsir edəcək xüsusilə savadlı işçilərin kadr axınının qarşısını alır.
Orientasiya proqramının uğurlu olması üçün əsas fəaliyyətlər izlənməlidir.

1. Orientasiyanın mövcud tətbiqini nəzərdən keçirin
Özünüzdən şirkətin və ya struktur bölmələrin iş üçün tələb olunan səviyyədə orientasiyanın tətbiq olunduğunu təcrübəsinə əsasən soruşun. Yeni işə qəbul olunmuş işçilərdən keçirilmiş orientasiya proqramı barədə fikirlərini Sizinlə bölüşməsini təmin edin. Bu prosesin yeni işçilərin şirkətlərlə tanışlıq kimi məqsədləri ödədiyini və onları işdə qalmasına nəticə verdiyini öyrənin ? Orientasiya proqramının onlar üçün öyrənmə fəaliyyətində son yoxsa ilkin olub-olmadığını araşdırın.

2. Orientasiyanın proqramının əhatə dairəsini nəzərdən keçirin
Bunun üçün orientasiya prosesinizin aşağdakılardan hansını əhatə etdiyini araşdırın:
- İşçini şirkətin təşkilatı strukturu ilə tanış etməklə onu bu stukturda harda yer aldığını izah etmək
- Sağlamlıq və təhlükəsizlik məlumatları ilə tanışlığını araşdırmaq
- Şirkətin tarixi, məhsul və ya xidmətləri, dəyərləri, mədəniyyəti və struktur bölmələrini izah etmək
- Yeni əməliyyat dövrü üçün strateji hədəflər və biznes planları ilə tanış olmaq
- Vəzifə tələblərinin aydın şəkildə təsviri ilə məlumatlandırmaq

Bura digər məlumatları da əlavə edə bilərik.Proqramda eyni zamanda yeni işçinin işləyəcəyi struktur bölmənin iş yoldaşları və struktur bölmə ilə işləyən digər struktur bölmə işçiləri ilə tanışlıq da eyni zamanda daxildir. Orientasiya proqramının vəzifə, yeni işəgötürülən işçinin seçim nəticələri və daxili işəgötürülmə zamanı amillər əsasında qurulması zəruridir. Orientasiya proqramında vaxtın düzgün ayrılması zəruridir. Bunun üçün istər ixtisas, dil və İT ilə bağlı texniki səriştəlik və davranış səriştəliklərinin (soft skills) qazandırılması və ya təkmilləşdirilməsi kimi amillər düzgün təsbit edilməlidir.Orientasiya proqramının əhatəliyini göstərmək və nəticələri daha rahat anlamaq üçün orientasiya yoxlama (check-list) siyahısının da mövcudluğu əlavə əhəmiyyət kəsb edir.

3. Dost təyin edin
Daha çox xarici ədəbiyyatlarda buddy (person), coach (məşqçi) və ya mentor kimi istifadə edilən və yeni işçinin ilk həftələrində daha çox insan resursları və ya işləyəcəyi struktur vahidindən təyin olunan bu şəxs işçinin şirkətə və işə yönəlməsində dost və ya məsləhətçi rolunu ifadə edəcək eyni və ya bir qədər yuxarı dərəcəyə sahib şəxsin olmasını nəzərə alın.Bu işçiyə işini icra etməsi üçün zəruri olacaq məlumatları qısa zamanda mənimsəməsi üçün lazım və faydalı olan məsləhətçidir. Bunun üçün isə təhkimçinin vaxtlı və düzgün namizəd olduğuna əmin olmanız lazımdır.
Bir çox hallarda bu təhkimçi sistemi ən azı orta ölçülü şirkətlərə xasdır. Orientasiya proqramına cəlb olunan təhkimçiyə orientasiya yoxlama siyahı əsasında işçiyə dəstək olduğuna görə müvafiq ödənişlərin verilməsi də nəzərə almaq olar. Bu zaman yeni işçinin təhkimçinin onu orientasiya proqramı üzrə zəruri məlumatı verib vermədiyini qiymətləndirməsi üçün yoxlamaq və eyni zamanda müvafiq aralıqlarda təhkimçinin yeni işçinin orientasiya proqramı zərfində nəticələri barədə müvafiq qaydada hesabatların təqdim edilməsi əsasında qiymətləndirilməsi də mütləq nəzərə alınmalıdır.

4. Orientasiya prosesini planlaşdır və digər şəxsləri cəlb edin və məlumatlandırın
Daha ideal olması üçün orientasiya proqramı yeni işçinin xətti rəhbəri tərəfində hazırlanmalı və təsdiqlənməlidir.Təbii ki, hər bir vəzifə üzrə öncədən təyin edilmiş orientasiya proqramının mövcudluğu yəni hazırlanmış olması və xətti rəhbər ilə razılaşdırılması daha da peşəkar hal kimi qiymətləndirilir.Bu prosesə təhkimçi (buddy person) də həmçinin cəlb olunmalıdır.Yeni işçi ilə proqram üzrə işləmək üçün həmin işçilər öncədən orientasiya proqramı barədə məlumatlandırılmalı və onlarla razılaşdırılmalıdır.

Orientasiya planı 3 mərhələdən ibarət olmalıdır. Bu mərhələlər vəzifənin növündən və kateqoriyasından asılı olaraq dəyişə bilər. İlk iki və ya üç gün ilkin zəruri məlumatlarla tanışlıq, ilk üç və ya dörd həftə işin icrası ilə bağlı öyrənmə proqramının mənimsənilməsi, 3 və 6 ay müddət ərzində isə işçi bütün şöbələr ilə tanış olmalıdır.Qeyd etdiyimiz kimi bu proses vəzifədən asılı olaraq dəyişə bilər. Misal üçün əgər işə götürülən işçi yeni məzun olan və peşə təhsilli şəxsdirsə şirkət vəzifənin icra edəcəyi işin xüsusiyyətindən və vəzifə tələblərindən asılı olaraq işçini 6 ay müddətli dil kursuna belə cəlb edə bilər.Əslində buna misal olaraq Azərbaycanda fəaliyyət göstərən BP şirkətinin neft və qaz hasilatı operatorlarına tətbiq etdiyi bir nümunədir. Bu baxımdan əgər vəzifə təlimatlarında işinin öyrənilməsi üçün konkret təcrübəyə əsaslanmaqla müddət qeyd edilərsə və bu müddət ərzində iş üzrə SƏTƏM və digər zəruri ilkin biliklərin mənimsənilməsi üçün düzgün təlim proqramının tətbiqi də orientasiya proqramını daha da nəticəyönümlü olmasına təsir edər.Bunun üçün xüsusi ilə fəhlə peşələri üçün işdə təlim (on-the job training) keçirilməsi məqsədə uyğundur. Orientasiya planın tətbiqi ilə bağlı təcrübələri artıq orientasiya proqramını keçmiş işçilər və orientasiya prosesinə dəstək verən tərəflər olan xətti menecerləri və təhkimçilərin rəylərini öyrənməklə təkmilləşdirin.

5. İş yerini hazırlayın
Yeni işçinin yerləşdirilməsi üçün işçiyə ayrılacaq iş sahəsinin münasib olduğuna əmin olun. Bu səbəbdən işçi iş sahəsinə yerləşməmişdən əvvəl vəzifə üçün lazımi olacaq şəraitin yaradılması önəmlidir. Nə üçün ? Çünki işçinin işə, kollektivə və ümumilikdə şirkətə sahiblənməsinə təsir edən amillərdən biri onun hansı şəkildə qarşılanmasıdır. Bu isə həm iş yoldaşlarından qaynaqlanan atmosfer və ona təmin olunmuş imkanlar ilə bir-başa əlaqəlidir. Bir sıra şirkətlərdə təcrübə etdiyimiz amillər olub və bunu çox zaman hətta təlim və kurs iştirakçıları təəssüf hissi ilə bölüşürlər. “İlk iş günümdə və hətta iş həftəsində mənim üçün ayrılmış bir oturacaq masa belə yox idi, o ki qaldı kompyuter, lazımi dəftərxana və digər vasitələrə. Hələ vəzifələrini itirmə qorxusundan mənə fərqli baxışlarla baxan işçiləri demirəm”. Doğrudur bunu bir çoxlarından dinləmişik və ya özümüz şahidi olmuşuq. Orientasiya proqramını uğurlu edən amillərdən biri də insan resurslarının işçinin işə uyğunlaşması üçün lazımi vasitələrin təmin edilməsi olacaq. Bunun üçün aidiyyatı normativ sənəd əsasında inventar tələb forması kimi adlandırılan sənədə yeni işçi üçün zəruri olan vasitələrin təmin edilməsi və hətta telefon bələdçisindən istifadə etməsinə rahat imkan mütləq təmin olunmalıdır. Kompyuter və digər avadanlıqların da işlək vəziyyətdə olmasına da əmin olun.

6. Yeni işçini işləyəcəyi şöbə və şirkətə təqdim edin
İlk iş günündə insan resursları şöbəsi yeni işçini işçinin əl kitabçası (employee handbook (employee manual/staff handbook)) yer alan əmək haqqı ödənişləri, əməyin mühafizəsi və texniki təhlükəsizliklə (SƏTƏM) ilə bağlı prosedurlar və digər xüsusilə hüquqi sənədlər barədə məlumatların verilməsi daha böyük əhəmiyyət kəsb edir.Şöbə yeni işçinin təşkilatı struktur, vəzifə təlimatı və s. kimi lazımi sənədləri nüsxələri verilir. Bu sənədlər təqdim edildikdə yeni işçiyə təşkilatı struktur və işçinin vəzifəsi barədə müfəssəl məlumat verilir. İşçi eyni zamanda işləyəcəyi şöbə və iş yoldaşlarına təqdim edilir. Davamında işçi şöbəsində işləyəcəyi zaman əlaqəli şəkildə işləyəcəyi şöbələr və əməkdaşlar barədə tanış edilir və həmin şöbənin fəaliyyəti barədə daha ətraflı məlumatların verilməsi sonraya buraxılır.

İşçinin təqdimatı ilə bağlı digər təcrübələr də mövcuddur. Bir sıra hallarda şirkət öz tarixi, fəaliyyəti və digər iş orientasiyaya aid olan məlumatları ayrımış akt zallarında hazırlanmış video təqdimat əsasında həyata keçirir. Bu təcrübəni müəyyən mənada Azərsun Holdinq-in təcrübəsində müşahidə edə bilərik. Azərbaycanda fəaliyyət göstərən milli və transmilli şirkətləri timsalında isə yeni işçilərə şirkətin bu cür orientasiya proqramına cəlb olunması üçün şəbəkəyə daxil olmaq üçün kod təqdim edilir və işçilər işə çıxmadan orientasiya proqramının müəyyən hissəsini artıq işdən kənar şəkildə cəlb oluna bilər.

7. Təşkilati siyasət və prosedurların əhəmiyyətini vurğulayın
Yeni işçilər ilkin mərhələdə xüsusilə sağlam və təhlükəsizlik sahəsi üzrə qanunvericilik əsasında siyasət və qanunvericilik barədə məlumatlı olmalıdırlar. Bir çox hallarda müvafiq peşə və vəzifələr üzrə əməyin sağlamlığı və təhlükəsizliyi ilə bağlı təlimatların olmaması kimi boşluqların olması da müşahidə edilir.Bundan savayı şirkətin tətbiq etdiyi ISO 9001:2008 KİS və digər beynəlxalq standartlara əsasən aidiyyatı prosedurlala da yeni işçi tanış olması lazımdır. Bir çox hallarda BP kimi şirkətlərdə daxili işçilərin inkişafı və ya mentorluq proqramı üzrə müvafiq məlumatlar təqdim edilir. Orientasiya proqramı ilə bağlı tanışlıq təqdimatında insan resursları yeni işçilərə onların vəzifədə irəliləmə və şəxsi inkişaf proqramları barədə məlumatın verilməsi lazımdır. Günümüzdə bir çox yerli şirkətlərdə karyera sisteminin effektiv olmaması və xüsusilə işçilərin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi zamanı effektiv metodların tətbiq edilməməsi yeni işçilərə verilən vədlərin sonda yerinə yetirilməməsi halı çox müşahidə edilir. Bu baxımdan orientasiya proqramında bu kimi amillərə yeni işçilərin nəzərinə çatdırılmalıdır.

Orientasiyanın ilk günündə yeni işçiləri məlumatlarla yükləmək asan olsa da yeni işçilər bütün bu prosedurların detallarını yaxşı həzm edə bilməyəvək və ya yadda saxlaya bilməyəcəklər. Bu məlumatlarla yaxından tanışlıq üçün yeni işçilərə oxuma, mənimsəmə və sual vermələri üçün orientasiya cədvəlində qeyd edin və onlara lazımi olacaq bu kimi məlumatlara rahat çıxış imkanlarına sahib olmaları üçün lazımi sənəd və intranet imkanları təmin olunması lazımdır.

8. İş üçün balanslaşdırılmış təqdimatın keçirilməsini planlaşdırın
Təlim və inkişaf ilə bağlı təlimin kim tərəfindən verilməsindən asılı olmayaraq tədris müvafiq izahların verilməsi, müşahidələrin keçirilməsi və təcrübə əsasında işin icrası əsasında təqdim edilməsi tövsiyyə olunandır. Yeni işçilərə boş vaxt səbəbindən və ya digər işlərin az əhəmiyyətinin verdiyi sıxılma hissindən qurtarmaq və uğur qazanmaları üçün ilkin fürsətlər vermək üçün onlara real iş vermək lazımdır.

9. Fəaliyyət standartlarını aydınlaşdırın
İşçilərin fəaliyyətində tələb olunan səviyyənin yeni işçilərə aydın şəkildə anlamasını təmin edin. İşçilərdən xəbərdar olmadıqları standartların icrasını gözlənilməməlidir. Öncədən təyin edilmiş işçi fəaliyyətinin idarə edilməsi sisteminə əsasən işçilərə orta və uzun müddətli hədəflərə nail olmaları üçün müəyyən ağırlıqda işlərin görülməsini təmin edin.

10. İrəliləyişlər barədə mütəmadi baxışlar keçirin
Bu işçilərin hədəfləri və ehtiyacları yerinə yetirilmdiyindən əmin olmaq üçün misal üçün həftəlik olaraq orientasiya proqramı ərzində aparılmalıdır. Ehtiyac varsa fərdin öyrənmə tələbləri və sürətinə əsasən orientasiya proqramını uyğunlaşdırma ehtiyacı zəruri olub olmadığını müəyyən edin.
Əgər işçi sınaq müddətindədirsə daha çox rəsmi qiymətləndirmə intervyuları proqramın sonunda keçirilə bilinər. İşçinin ümumi orientasiya proqramı barədə fikir və baxışları öyrənilməklə orientasiya prosesini inkişaf etdirilməsinə baxıla bilinər. Çox zaman orientasiya proqramının nə qədər çəkəcəyini təsbit etmək mümkün olmur. Rəsmi orientasiya proqramı bitdikdən sonra belə belə suallarını ünvanlaya biləcək şəxsin mövcudluğunu təmin edin.

Menecer olaraq aşağıdakıları nəzərə alın:
- Bir çoxları üçün yeni işə başlamağın stresli təcrübə olduğunu unutmayın. Yeni işçini eyni vaxtda həddən çox məlumat, dinləmə və eyni məsələ ilə yükləməyin;
- Yeni işçinin öyrənmə,mənimsəmə və işə uyğunlaşması ilə bağlı etimallar irəli sürmək;
- Münasib olmayan təhkimçinin xidmətindən istifadə etmməyin və ya onu cəlb etməyin;
- İlkin mərhələdə təlim və inkişaf ehtiyaclarını təyin etməyi yaddan çıxarmayın;
- Yeni işçinin təmayüllərini (işinin gedişatını) mütəmadi olaraq nəzərdən keçirin;
- İşçinin ehtiyacları gözləniləndən fərqli olduğu görünürsə orientasiya proqramına müvafiq dəyişiklik edin;
- Orientasiya növbəti mərhələyə keçməmiş və ya sona çatmamış orientasiya proqramının qiymətləndirilməsini müvafiq aralıqlarda və ya mərhələlərdə həyata keçirin.

Müəllif: Orxan İsayev CHRM 
İnsan resursları və Biznes proses idarəetməsi üzrə konsultant və təlimçi 
SOCAR İnsan resursları infrastrukturun qurulması layihəsinin konsultantı