Bir müddət idi ki, klaviaturam susmuşdu. Məsələ o idi ki, British Council-də çalışdığım layihə çərçivəsində növbəti sərgimizə hazırlıq gedirdi və ötən həftə sonu bu tədbiri həyata keçirdik. Baxmayaraq ki, bu son iki ildə artıq 4-cü böyük sərgimizdir, amma yenə də tədbirin hər bir elementi üzrə böyük məsuliyyətli hazırlıq və icra tələb olunur. Ötən aylarda Tədbirə söz ola bilməz yazımda uğurlu tədbir təşkili ilə bağlı bəzi məqamları qeyd etmişdim. İndi də son tədbir zamanı da təkrarən öyrəndiyimiz bəzi vacib məsələləri sizlərlə də qısaca paylaşmaq istərdim ki, gələcəkdə həcmindən asılı olmayaraq istənilən bir tədbirin təşkilində təcrübəmizə arxayınlaşıb büdrəməyək:

1. Double, triple check
Azərbaycan biznes mühitində əziyyət çəkdiyimiz məsələlərdən biri məhz mal və xidmət təchizatçılarının peşəkarlığı ilə bağlıdır. Düzdür elə peşəkar şirkətlər var ki, həmin adamların göstərdikləri xidmətə görə ürəklə əllərini sıxmaq istəyirsən. Amma ara-sıra elə hallar baş verir ki, məhsul və xidmət çatdırılanda onun qabaqcadan razılaşdırıldığı kimi olmadığını görürsən. Məsələn, yaxşı olar ki, siz qonaqlar üçün sifariş etdiyiniz xüsusi yazılı qovluqların təhvilini tədbirə 1-2 saat qabağa salmayasınız. Qabaqcadan dizayn təsdiqlənsə də hansısa texniki işçi kobud səhv edə bilər və bu səhvi düzəltməyə 1-2 saat kifayət etməz. Digər bir məsələ tədbirin məkanı ilə bağlıdır. İşlədiyiniz otel və ya konfrans mərkəzi son anda sizi çətin vəziyyətdə qoya bilər. Məsələn, sizin tədbir səhər saat 8-də başlayır və sizə qabaqcadan heç kim gecə saat 2-ə qədər həmin zalda toy və ziyafətin olacağı barəsində məlumat vermir. Nəticədə siz öz tədbirinizlə bağlı hazırlıq işlərinə ya gecə 2-dən sonra ya da ən yaxşı halda səhər 6-dan başlamalısınız. Bütün bu cür ehtimalları yaxşı olar ki, iki dəfə nədir, lazım olsa üç dəfə də mal və xidməti təqdim edən tərəf ilə dəqiqləşdirəsiniz.

2. Təlimat
Fərq etməz tədbiriniz 100 ya 10 000 nəfərlikdir. Öz əməkdaşlarınız və ya müştərilər üçün olan tədbirdir. Əsas olan odur ki, təşkilat komitəsi tədbirin meneceri tərəfindən düzgün təlimatlansın. Demək olar ki, şirkətin 20 nəfər əməkdaşı üçün keçirilən bir görüşdə bu niyə lazım, amma belə olan halda da bütün 20 nəfər həmkarınızı nahardan, nəqliyyatın təşkili ilə bağlı bütün məsələlər ilə bağlı məlumatlandıra bilərsiniz. Bir dəki əgər söhbət minlərlə insanın ziyarət etdiyi tədbirdən gedirsə, təşkilat komitəsinə daxil olan hər bir əməkdaş hər hansı bir məsələ ilə bağlı ən azı kimə müraciət etməli olduğunu bilsin. Müxtəlif pozisiyalarda çalışan daimi və müvəqqəti işçilərin prosedurlar, tədbir proqramı, elementləri, tədbirin keçirildiyi ərazi ilə bağlı düzgün təlimatlandırılması yekunda müştəri məmnuniyyətinin artırılmasına böyük rol oyanayacaq. Yenə də məsələn, əgər tədbirə iştirakçı kimi qatılan, lakin hər hansı bir səbəbdən tədbiri tez tərk edən şəxs qeydiyyat masasına yaxınlaşıb tədbir haqqında qısaca əlavə məlumat almaq istəyirsə və istədiyi cavabı ala bilmirsə əsas günah məhz tədbir menecerindədir.

3. Səmimi ünsiyyət
Bizim tədbirimiz təhsil sərgisidir. Baxmayaraq ki, ziyarətçilər üçün sərgi çərçivəsində müxtəlif müsabiqələr, lotoreyalar təşkil edirik, amma sərginin təbliği və sərgi zamanı hər bir ziyarətçiyə sərgidə baş verən hər bir proses haqqında maksimum düzgün məlumat veririk. Məqsədimiz ziyarətçi sayını artırmaq deyil, daha çox ziyarətçi keyfiyyətini artırmaqdır. Satış prinsipindən kənara çıxaraq ziyarətçilərdə tədbir haqqında dəyər formalaşdırırıq ki, gələcəkdə də tədbirimizi faydalılıq baxımından xoş xatırlasın. Fərq etməz siz idman yarışı və ya yeni məhsul təqdimatı ilə bağlı tədbir keçirirsiniz, adam sayı çox olsun deyə mesajlarınızı qarışıq etməyin. Düzdür PR və marketinq mütəxəssisləri kimi bəzi məsələləri arxa planda gizlədə bilərsiniz. Çünki səmimi mesajları oxuyub bu mənim üçün deyil deyənlərin arasında potensial müştərilər, partnyorlar ola bilər. Amma yenə də Qurbanəlibəy kimi hamını çağırıb sonra gizlənməmək üçün gərək dəvət və tədbirdə iştirakın niyə görə vacib olduğu mesajımızı daha aydın edək.

4. Büdcəyə nəzarət
Nəhayət çox vacib olan məsələni axırda vurğulamaq istəyirəm. Bəzən hansısa tədbirlərin təşkilinə böyük məbləğ xərcləyərək uğurlu tədbir keçdi deyib sevinmək olar. Hədəf qrupu düzgün müəyyən edildiyi halda reklam və irəlilətmə büdcəsinə də qənaət etmək mümkün olur. Həmçinin potensial xərc elementlərini, məbləğlərini və 2-3 potensial təchizatçıları qabaqcadan müəyyənləşdirib tədbirə çox az qalmış və ya tədbir zamanı daha rasional xərclər etmək olur. Məsələn, tədbirə 3 gün qalmış qonaqların ziyafəti üçün nəzərdə tutduğunuz yer hansısa səbəbdən (Azərbaycanda bu cür halın baş verməsi tam realdır) imtina edərsə, dərhal 1-2 alternativə müraciət edib büdcəni elə də çox artırmayacaqsınız. Yaxşı tədbir təşkilatçısı həm də qabaqcadan hər bir təchizatçıdan nə gözlədiyini detallarla müzakirə etməlidir. Xüsusən də büdcəniz limitlidirsə sonradan sizə vacib olan məsələlər üzrə artan xərclər rəhbərlik tərəfindən yaxşı qarşılanmaya bilər. Məsələn sizə şirkətin 30 nəfərlik korporativini keçirtmək tapşırılır. Siz də otellərin birində menyu və yeri danışırsınız. Otelin nümayəndəsi də qeyri-peşəkar olduğundan sizin yadınıza salmır ki, bəs audio sistem üçün əlavə bu qədər ödəməlisiniz, spirtli içkilər üçün bar axşam saat 11-ə qədər açıq olacaq və s. Sonda bu məlumatsızlığa görə tədbir zamanı siz həm bir təşkilatçı kimi narahat olursuz, həm də tədbirdən sonra yekun hesab 800 manat çox olur. Böyük şirkət üçün bu elə böyük fərq deyil, amma tədbir üçün limitli büdcəsi olan şirkətdə bu tədbir təşkikatçısı üçün baş ağrısı ola bilər.

İstənilən halda tədbiri tədbir edən tək para deyil. Hər bir uğurlu tədbirin arxasında böyük zəhmət çəkən komanda olur. Burada sadəcə bir neçə ümumi məsələyə toxunduq ki, gələcək tədbirlərin təşkilində daha diqqətli və müvəffəqiyyətli olaq! Gələcəkdə, ümumi olaraq tədbirin konsepsiyasını qurmaq ilə də bağlı fikirlərimizi paylaşacağıq.

Müəllif: İlham Ali Yusif