Время – это самый ценный ресурс, который есть у нас. К сожалению, этот ресурс ограничен в количестве, его нельзя увеличить либо компенсировать. Единственное, что можно сделать – научиться его эффективно и рационально использовать. Говорят, что время деньги. Для 21-го века это утверждение неактуально. Время не равно деньгам: оно намного ценнее денег, так как деньги можно заработать, чего со временем сделать нельзя. Мы можем его только тратить, независимо от нашего желания, и важно понять – насколько эффективно для себя и общества это можно сделать.

Великие люди, успех и время

За всю историю человечества великие люди – политики, военные, ученые – относились к своему времени весьма трепетно и ответственно. Еще Луций Сенека, римский философ, живший в 4-м веке до н.э., рекомендовал «вести письменный учет времени» и «делить время на хорошо и плохо потраченное и утерянное за бездельем». Один из известнейших менеджеров и предпринимателей 20-го века, основатель и президент Международной Группы Управления (IMG) и автор книги «Чему не учат в Гарвардской школе бизнеса» Марк Маккормак в своей книге пишет: «Единственное достоинство, которое признают за мной мои знакомые – это способность эффективно управлять временем».

Планирование в управлении временем

Одним из важнейших столпов в управлении временем является вопрос планирования своего времени – долгосрочного и краткосрочного. Правило «6П» гласит : «правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели». Краткосрочное планирование, планирование своего рабочего дня, является ценнейшим качеством менеджера любого уровня.

Каковы же основные преимущества планирования дня делового человека? В первую очередь, это планирование на бумаге. Оно высвобождает оперативную память и убирает необходимость держать все дела в голове, когда есть риск, что что-то забудется в суматохе рабочего дня. Во-вторых, планирование позволяет определить приоритетность дел. А в третьих, планирование дня позволяет деловому человеку, не напрягая свою память, просматривать в течение дня статус всех дел, которые необходимо выполнить самому и которые делегированы подчиненным для исполнения.

Очень важно при планировании своего дня придерживаться нескольких основных правил :

• Не планируйте весь день в жестком виде. Рабочий день должен планироваться в пропорции 60%–20%–20%. 60% – запланированная активность, 20% – резервы времени, 20% – спонтанная деятельность. Вы планируете предвиденные дела, но также выделяете время для непредсказуемых дел.
• Разбивайте весь список дел по важности, и старайтесь четко следовать приоритетности исполнения дел. Самое главное в этом – правильно расставить приоритеты.
• Отдельно выделяйте «жесткие дела» – дела, ограниченные временем исполнения (например, совещания с продавцами 10.00–11.00); звонки; задачи, которые необходимо делегировать подчиненным.
• Если это возможно, устанавливайте временные нормы для своих дел. Например, «работа по проекту «А» – 30 минут». Для этого необходимо крупные проекты предварительно разделить на серию мелких дел и действий.
• Планируйте рабочий день так, чтобы ваше основное время уходило не только на текучие дела и на «тушение пожаров», но и на самосовершенствование. Этому необходимо уделять отдельное время.

Рабочий день не должен быть спрессованным и расписанным буквально по минутам. Ведь цель планирования времени не создание дополнительной нагрузки, а избавление делового человека от стресса, который является результатом массы незапланированных дел.

Экономим минуты, а получаем свободные часы и дни

Умение совмещать выполнение различных дел является отличительной особенностью делового человека, который также заинтересован в своем развитии. Время в дороге занимает достаточно существенную часть суток делового человека. Одним из важнейших практических советов для эффективного использования времени является прослушивание аудиокниг во время вождения автомобиля. Вполне обычна ситуация, когда человеку не хватает времени на совершенствование своего английского языка либо чтение книг, но в то же время человек ежедневно проводит в дороге около 1-2 часов.

Деловые люди и топ менеджеры, которые применяют данную технику совмещения, имеют возможность в месяц прослушивать в среднем по 2 аудиокниги. «За последние 6 месяцев я прослушал только в дороге около 6 аудиокниг на интересующие меня темы. И это при том, что в течение предыдущих 6 месяцев у меня небыло времени на прочтение даже одной книги»-рассказывает. Хаял Шарифзаде, Член Совета Директоров Garant Holding. Для делового человека в сегодняшней динамичной атмосфере бизнеса важнейшим является навык нахождение временных «окон» в течение рабочего дня. Для этой цели важной способностью в управлении временем является умение делегирования полномочий подчиненным.

В качестве примера приведем реального бизнесмена, который был сильно вовлечен в исполнение рутинных дел, отнимавших большую часть его рабочего времени. Этот бизнесмен не имеет достаточно времени на концентрацию для долгосрочных проектов и развития бизнеса. Делегирование исполнения только лишь одного дела своим подчиненным позволило ему в течение дня сэкономить 20 минут, что в году равняется примерно одиннадцати полным рабочим дням. Делегировав исполнение трех дел, можно одним верным решением приобрести возможность получить в течение рабочего дня как минимум три свободных окна времени.

Вместо эпилога приведем высказывание Жан-Жака Руссо: «Хорошее употребление времени делает время еще более драгоценным».

Автор: Фахри Агаев