Каждый из нас хоть раз в своей жизни проводил хотя бы одно мероприятие, будь то день рождения или рабочее собрание, число участвующих которого варьировалось от 5 до 50 человек. Заметим, что подготовка мероприятия было более волнительным и беспокойным процессом, чем само мероприятие. Чем меньше времени оставалось до начала мероприятия, тем больше усиливалось напряжение, и уходило оно лишь тогда, когда мероприятие было завершено. Конечно, такой диапазон эмоций и волнения разнится в зависимости от характера человека. В итоге вопросы, вызывающие беспокойство, подвергались самокритике, мы сетовали на то, «что все могло бы быть и лучше». Такое, тем не менее, необходимо для того, чтобы мы могли учиться на своих ошибках, однако будучи реалистами и отходя от перфекционизма, мы понимаем, что в праве насладиться проделанной работой. Во избежание такой самокритики или критики со стороны других людей, стоит обратить внимание на следующие важные моменты, которые стоит учитывать до и во время проведения мероприятия.

Распланируйте
Те, кто не любят планировать, могут пропустить этот пункт и сразу перейти на следующий. Однако, плохо спланированное или вовсе незапланированное мероприятие отнимет у вас больше времени, финансов и заставит вас потратить больше нервов. Не обязательно расписывать план на 100 страниц или детально описывать каждый пункт, - главное, чтобы план, пусть даже на одну страницу, был наглядным и понятным для вас, а важные элементы были перед глазами. Все равно, когда вы перейдете на исполнительную часть, план также подвергнется изменениям, а дополнений и исправлений не избежать. Однако планирование позволит вам не держать все в голове, а учесть другие важные вопросы и вовремя их решить, сводя на минимум всякие мысли, вроде «Что же еще я должен был сделать?». К тому же, план дает вам возможность определить ваши ожидания от мероприятия, что впоследствии поможет вам оценить, насколько успешно вы провели мероприятие.

Отойдите немного от перфекционизма
Пока умный думал, «глупец» уже провел мероприятие. Могу сказать по собственному опыту, что многие профессионалы своего дела, высокообразованные люди могут быть неуверенными в себе, и это связано с тем, что они подходят к исполнению каждого дела с точки зрения перфекционизма. Такие люди, начиная любое дело, руководствуются принципом «а вдруг это будет не идеально» и погрязают в мелких деталях. Если вы можете проделать все идеально, плохого в этом ничего нет. Однако, если говорить о мероприятии, то в нем обязательно будут присутствовать неидеальные моменты. К тому же, перфекционист, замечая мелкие недочеты на мероприятии, никогда не сможет правильно оценить общий успех мероприятия, и будет недоволен им полностью.

Концентрируйтесь на сильных сторонах
Концентрироваться на том, что чего-то не хватает, или что вы чего-то недоделали, или что-то получилось плохо, незадолго до мероприятия может навредить общему качеству проделанной работы. Главное, оценив различные аспекты, суметь сконцентрироваться на сильных сторонах и правильно их использовать. Например, если вы не успели вовремя заказать из ресторана полюбившийся вам стол, даже несмотря на то, что друзьям на вашем дне рождения приходится ютиться в углу ресторана, всегда можно спасти мероприятие, насладившись вкусной едой и прекрасной музыкой. Не стоит смущаться и извиняться из-за того, что вашим гостям приходится терпеть некоторый дискомфорт, если вам не удается исправить ситуацию. Вместо этого лучше попробовать развеселить гостей разными способами.

Переход от исполнения к контролю и наблюдению
Самоотверженность организаторов очень ценится на мероприятиях. Однако, человек, который подносит стулья гостям или встречает у входа человека с тортом, под конец мероприятия настолько будет загнанным, что на все пожелания гостей сможет лишь выдавить из себя «спасибо, будьте здоровы». Организаторы мероприятия должны уметь работать с механизмами контроля и наблюдения с помощью участия других людей. Ивент-менеджеру не пристало уделять большее внимание исполнению каких-либо мелких деталей, оставляя события, происходящие на мероприятии, без внимания. Одним словом, проживайте свое мероприятие.

И, конечно, сроки
На самом деле, в элементах провождения мероприятий могут быть задержки. Правильно отмерь, и хоть миллион раз отрежь. Исполнение работы не происходит строго по плану. В частности, задержки в некоторых направлениях незадолго до преведения мероприятия могут сильно подпортить настроение и расположение духа организаторов. Учитывая, что для многих из нас слово «deadline» представляется несколькими последними днями до завершения и сдачи работы, хотелось бы вам дать несколько советов. Любую работу нужно заканчивать за 2-3 дня до дедлайнов. Однако выигранные нами дни ни в коем случае нельзя оставлять просто так. Возвратимся к проведению дня рождения: если вы решили купить портрет в подарок отцу, то обратитесь к художнику не за день до праздника, а за три дня.

Сегодня мы поговорили о вышеперечисленных пунктах. Список может и пополняться. Главное, осознать, что мероприятие не может быть идеальным. В лучшем случае, получив какой-либо негативный отзыв о проведенном вами мероприятии, отметьте ваши ошибки и сделайте соответствующие выводы. Потому что при подготовке и провождение следующего мероприятия вы, как минимум, не совершите этих ошибок. Хороших вам мероприятий!

Автор: Ильхам Али Юсиф